Este tema es de gran relevancia
debido a que significa un progreso en el procedimiento de llevar la
facturación, por lo tanto es importante conocer este medio que facilita los
registros contables.
La máquina fiscal,
también conocida como impresora fiscal es un dispositivo que permite registrar
y controlar la información que se imprime en un comprobante fiscal, es decir en
una factura. Su función principal es almacenar en una memoria el monto de las
ventas y los impuestos que aparecen en las facturas.
Estos equipos
deben ser utilizados por aquellos
contribuyentes que realicen operaciones con no contribuyentes. Además en la
Providencia Administrativa Nº/SNAT/2011/00071 se establece que los
contribuyentes ordinarios del impuesto al valor agregado, los sujetos que
realicen operaciones en Almacenes Libres de Impuestos; y los sujetos que no
califiquen como contribuyentes ordinarios del impuesto al valor agregado, deben
utilizar exclusivamente Máquinas Fiscales para la emisión de facturas, cuando
concurran las siguientes circunstancias:
1. Obtengan
ingresos brutos anuales superiores a un mil quinientas unidades tributarias
(1.500 U.T.).
2. Realicen mayor
número de operaciones de ventas o prestaciones de servicios con sujetos que no
utilicen la factura como prueba del desembolso o del crédito fiscal según
corresponda.
En los casos que
se utilicen Máquinas Fiscales como medio de facturación, las órdenes de entrega
o guías de despacho deben emitirse sobre formatos elaborados por imprentas
autorizadas por el Servicio Autónomo Nacional Integrado de Administración
Aduanera y Tributaria, cuya planilla se encuentra en la página web de dicho
organismo.
La providencia
mencionada anteriormente establece que los contribuyentes obligados a usar
máquinas fiscales no pueden emplear simultáneamente otro medio para emitir
facturas y notas de débito o de crédito, salvo cuando la máquina fiscal se
encuentre inoperante o averiada, no pueda emitir notas de débito y notas de
crédito; y cuando no sea capaz de imprimir el nombre o razón social y el número
de Registro Único de Información Fiscal (RIF) del receptor de los bienes o
servicios.
Una de las
ventajas, en comparación con la manera en que se practica usualmente la
facturación, es que la información fiscal queda almacenada en la memoria
interna de la impresora y por lo tanto no hace falta usar facturas pre-impresas
y con el número de control, esto facilita al contador a la hora de llevar el
libro de ventas, debido a que se elabora basado en los Reportes Z que la
impresora fiscal emita en cada uno de los días de operación. Entonces surge la
duda ¿qué son los reportes Z? es el más importante de los reportes que imprime
la impresora fiscal, y contiene un resumen de la información fiscal que se
generó por cada día de venta, este reporte es el que se envía al departamento
de contabilidad para proceder a elaborar los respectivos asientos contables y
elaborar el Libro de Ventas, como se mencionó anteriormente. Es obligatorio
efectuar el reporte Z al finalizar el día de labores, debido a que si pasan 24
horas desde el último reporte Z, la impresora se bloquea y el Sistema
Administrativo no podrá facturar. Es recomendable que este reporte se imprima
dos veces, el que se envía a contabilidad y el que queda como soporte dentro de
la empresa; ninguno de estos deben ser desechados.
Sin embargo no
es el único reporte que emite la máquina, también existen los reportes X, estos
se imprimen para poder cuadrar las cajas cuando existen cambios de turnos de
cajeros. En el caso de que se cierra un turno y éste no sea el último turno de
ese día, solo se imprime el comprobante o reporte X; en cambio cuando se va a
efectuar el cierre del último turno, primero se emite un comprobante X y luego
el reporte Z.
Con el paso del
tiempo, se ha podido observar que la tecnología en Venezuela ha avanzado en
gran manera, tanto que ha afectado la forma de facturación, por lo tanto las
empresas deben asumir estos cambios no solo por la sanción que puede acarrear
sino porque es una herramienta más practica y se podría considerar como una
ventaja competitiva. Es importante que los contribuyentes tengan en cuenta que el
no implementar estas máquinas fiscales en las empresas, traerá como consecuencias sanciones conforme a lo dispuesto en el
Código Orgánico Tributario.
