VENEZUELA Y LAS MÁQUINAS FISCALES

Este tema es de gran relevancia debido a que significa un progreso en el procedimiento de llevar la facturación, por lo tanto es importante conocer este medio que facilita los registros contables.

La máquina fiscal, también conocida como impresora fiscal es un dispositivo que permite registrar y controlar la información que se imprime en un comprobante fiscal, es decir en una factura. Su función principal es almacenar en una memoria el monto de las ventas y los impuestos que aparecen en las facturas.

Estos equipos deben  ser utilizados por aquellos contribuyentes que realicen operaciones con no contribuyentes. Además en la Providencia Administrativa Nº/SNAT/2011/00071 se establece que los contribuyentes ordinarios del impuesto al valor agregado, los sujetos que realicen operaciones en Almacenes Libres de Impuestos; y los sujetos que no califiquen como contribuyentes ordinarios del impuesto al valor agregado, deben utilizar exclusivamente Máquinas Fiscales para la emisión de facturas, cuando concurran las siguientes circunstancias:

1. Obtengan ingresos brutos anuales superiores a un mil quinientas unidades tributarias (1.500 U.T.).

2. Realicen mayor número de operaciones de ventas o prestaciones de servicios con sujetos que no utilicen la factura como prueba del desembolso o del crédito fiscal según corresponda. 

En los casos que se utilicen Máquinas Fiscales como medio de facturación, las órdenes de entrega o guías de despacho deben emitirse sobre formatos elaborados por imprentas autorizadas por el Servicio Autónomo Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria, cuya planilla se encuentra en la página web de dicho organismo.

La providencia mencionada anteriormente establece que los contribuyentes obligados a usar máquinas fiscales no pueden emplear simultáneamente otro medio para emitir facturas y notas de débito o de crédito, salvo cuando la máquina fiscal se encuentre inoperante o averiada, no pueda emitir notas de débito y notas de crédito; y cuando no sea capaz de imprimir el nombre o razón social y el número de Registro Único de Información Fiscal (RIF) del receptor de los bienes o servicios.

Una de las ventajas, en comparación con la manera en que se practica usualmente la facturación, es que la información fiscal queda almacenada en la memoria interna de la impresora y por lo tanto no hace falta usar facturas pre-impresas y con el número de control, esto facilita al contador a la hora de llevar el libro de ventas, debido a que se elabora basado en los Reportes Z que la impresora fiscal emita en cada uno de los días de operación. Entonces surge la duda ¿qué son los reportes Z? es el más importante de los reportes que imprime la impresora fiscal, y contiene un resumen de la información fiscal que se generó por cada día de venta, este reporte es el que se envía al departamento de contabilidad para proceder a elaborar los respectivos asientos contables y elaborar el Libro de Ventas, como se mencionó anteriormente. Es obligatorio efectuar el reporte Z al finalizar el día de labores, debido a que si pasan 24 horas desde el último reporte Z, la impresora se bloquea y el Sistema Administrativo no podrá facturar. Es recomendable que este reporte se imprima dos veces, el que se envía a contabilidad y el que queda como soporte dentro de la empresa; ninguno de estos deben ser desechados.

Sin embargo no es el único reporte que emite la máquina, también existen los reportes X, estos se imprimen para poder cuadrar las cajas cuando existen cambios de turnos de cajeros. En el caso de que se cierra un turno y éste no sea el último turno de ese día, solo se imprime el comprobante o reporte X; en cambio cuando se va a efectuar el cierre del último turno, primero se emite un comprobante X y luego el reporte Z.

Con el paso del tiempo, se ha podido observar que la tecnología en Venezuela ha avanzado en gran manera, tanto que ha afectado la forma de facturación, por lo tanto las empresas deben asumir estos cambios no solo por la sanción que puede acarrear sino porque es una herramienta más practica y se podría considerar como una ventaja competitiva. Es importante que los contribuyentes tengan en cuenta que el no implementar estas máquinas fiscales en las empresas, traerá como consecuencias sanciones conforme a lo dispuesto en el Código Orgánico Tributario.